Onlangs kregen wij het verzoek om een onderzoek uit te voeren naar een medewerker die zich volgens zijn werkgever ten onrechte ziek had gemeld. De werkgever wilde graag dat wij zijn werknemer een tijdje zouden observeren om zijn vermoedens te verifiëren. Dat verzoek hebben wij niet ingewilligd. Meteen overgaan tot observatie was in dit geval een te zwaar middel. De kans is dan groot dat je als werkgever in een later stadium wordt teruggefloten door de rechter. Maar wat kun je als werkgever dan wel doen bij dit soort vermoedens?  In deze blog bespreken wij aan de hand van een voorbeeldcasus wat je in een dergelijke situatie kunt doen.

Voorbeeldcasus

Stel, een medewerker van een hoveniersbedrijf heeft zich ziekgemeld. De eigenaar van het bedrijf heeft echter signalen ontvangen dat deze medewerker wel elders werkzaamheden uitvoert. Hij heeft het vermoeden dat de medewerker mogelijk voor zichzelf wil beginnen als zelfstandig hovenier. Daardoor heeft de werkgever twijfels bij de ziekmelding van de medewerker. Hij vraagt zich af wat hij kan doen met het deze vermoedens. Kan hij bijvoorbeeld een onderzoek instellen?

Plan van aanpak

De werkgever dient in deze casus eerst nog twee stappen te zetten voordat hij eventueel kan besluiten om een onderzoek in te stellen. Dit zijn:

• Een gesprek met de werknemer;
• Een check van het arbeidscontract en personeelsregelingen.

Gesprek met werknemer

Voordat je als werkgever in dit soort kwesties verdere stappen kunt zetten, moet er altijd eerst een gesprek plaatsvinden met de betreffende medewerker. Alleen het hebben van vermoedens is niet voldoende om een onderzoek te starten. De werkgever dient de werknemer te vragen naar de reden van ziekmelding en afwezigheid. Er kunnen nog meer zaken op de achtergrond spelen, waarvan de werkgever mogelijk nog niet op de hoogte is. De werkgever moet het gesprek dan ook zo objectief mogelijk aangaan. Dat wil niet zeggen dat de signalen niet ter sprake mogen worden gebracht, integendeel. De werkgever dient in het gesprek duidelijk te maken dat het een werknemer niet is toegestaan tijdens het verzuim andere werkzaamheden uit te oefenen. Hierover mag geen misverstand bestaan.

Voor het uitoefenen van nevenfuncties/nevenwerkzaamheden is in veel gevallen toestemming nodig van de werkgever, zeker als het gaat om werkzaamheden die de werkgever ook raken. In de voorbeeldcasus concurreert de werknemer mogelijk met zijn eigen werkgever. Dat is over het algemeen geen wenselijke situatie, tenzij de werkgever daarvoor toestemming verleent.

Wat de situatie ook is, maak tijdens het gesprek in ieder geval duidelijke afspraken met elkaar en leg deze vast. Het is sowieso ook verstandig om ziekmeldingen goed te registreren. In grote organisaties gebeurt dit vaak al, maar bij kleinere bedrijven ontbreekt een goede registratie nog wel eens. Een goede registratie geeft inzicht in aard en de frequenties van het verzuim.

Check contract en regelingen

Naast het aangaan van het gesprek, is het ook verstandig om het arbeidscontract en geldende personeelsregelingen nog even te checken. Wat zijn de afspraken over het afmelden bij ziekte en wat zijn de afspraken over het uitvoeren van nevenwerkzaamheden? Als er over nevenwerkzaamheden geen afspraken zijn gemaakt, dan kun je iemand ook niet onrechtmatig handelen verwijten. Een werknemer moet immers weten wat zijn of haar rechten en plichten zijn. In het voorbeeld van de hovenier: wellicht zijn er hoveniersbedrijven die het toestaan dat werknemers op kleine schaal ook nog bij eigen klanten mogen werken. Of dat medewerkers de bedrijfsmaterialen mogen gebruiken om de tuin van familie of kennissen te onderhouden.

Instellen van een onderzoek naar ongeoorloofd ziekteverzuim

Pas als de voorgaande stappen zijn uitgevoerd en dit geen bevredigend resultaat heeft opgeleverd, kan een onderzoek uitkomst bieden. Voorwaarde is wel dat er nog steeds concrete vermoedens bestaan dat het ziekteverzuim ongeoorloofd is.

In het kader van het onderzoek zou observatie een zinvolle onderzoeksmethodiek kunnen zijn. Vanwege de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit moet er met het inzetten van observatie echter terughoudend worden omgegaan. Observatie is een zwaar middel dat verregaande inbreuk kan maken op de privacy van een betrokkene. Dit middel mag dan ook alleen worden ingezet als andere onderzoeksmethodieken niet toereikend zijn. Als je te snel overgaat tot een onderzoek of een te zware onderzoeksmethodiek inzet, kan een rechter dit in een later stadium kwalificeren als buitenproportioneel, met alle gevolgen van dien. Wanneer je op basis van het onderzoek de arbeidsovereenkomst met de betreffende werknemer beëindigt, dan kan de rechter dit terugdraaien en ben je als werkgever weer terug bij af.

In de voorbeeldcasus zou je eerst nog kunnen overwegen om – als deze gebruikt wordt – de gps uit te lezen van de bedrijfswagen. Als de bedrijfswagen niet in gebruik is, kan eventueel worden overgegaan op observatie om te verifiëren of de medewerker daadwerkelijk elders werkzaamheden uitvoert.